IT Policy :  Account Email Nasabah PT.  Monex Investindo Yogyakarta

Apakah IT Policy itu? IT Policy merupakan aturan-aturan yang mengatur perilaku user dalam menggunakan fasilitas TI di lingkungan institusi. Policy dalam bidang IT ini perlu dibuat untuk menjaga agar berbagai fasilitas dan infrastruktur TI yang telah dibangun dapat digunakan sesuai dengan tujuan institusi dengan tetap mempertimbangkan segala aspek yang terkait dengan hak dan kewajiban user [sumber http://prayudi.wordpress.com/2007/06/27/it-policy/].

Topik yang saya angkat dalam tulisan ini sekaligus untuk memenuhi tugas mata kuliah MSDTI (Manajemen Sumber Daya Teknologi Informasi) adalah IT Policy mengenai account e-mail Monex.  Dalam IT Policy tersebut dijelaskan mengenai standarisasi mekanisme penataan account e-mail di Nasabah PT.  Monex Investindo Yogyakarta , mulai dari mekanisme/prosedur pendaftaran account e-mail, ketentuan penamaan account e-mail, sampai dengan mekanisme/prosedur penghapusan account e-mail. Akan tetapi dalam IT Policy tersebut tidak dibahas mengenai aturan dalam penggunaan e-mail, seperti:

• hanya digunakan untuk urusan pekerjaan yang berhubungan dengan PT. Monex Ivestindo Futures,
• content dalam penggunaan e-mail, misalnya tidak boleh mengandung kekerasan, pornografi, maupun SARA,
• dilarang dengan sengaja mendownload dan/atau mengeksekusi lampiran email yang mecurigakan/berbahaya/executable (seperti .exe, .vbs, .reg),
• dan lain sebagainya.

Hal-hal yang tidak tercantum dalam IT Policy tersebut dapat menjadi peluang bagi aktivitas computer misused. Sehingga semakin lengkap hal-hal yang diatur dalam IT Policy semakin kecil pula peluang adanya computer misused.

                           Pekerja IT.

1. System analyst

Deskripsi Pekerjaan System analyst
System analyst merancang solusi IT baru untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan produktifitas. Pekerjaannya dapat untuk ekstrenal client atau internal client (seperti departemen dalam organisasi yang sama).
Bekerja secara dekat dengan client, analyst memeriksa model bisnis dan aliran data, mendiskusikan penemuan mereka dengan client, dan merancang solusi IT yang tepat.
Mereka menghasilkan sketsa rancangan dan meminta sistem IT baru, menentukan operasi yang akan dijalankan oleh sistem, dan cara data akan dilihat oleh user, memberikan rancangannya pada client dan setelah disetujui, bekerja secara dekat dengan tim client untuk mengimplementasikan solusi
Aktivitas Kerja System analyst
Kebanyakan system analyst bekerja pada tipe khusus sistem IT, dengan bermacam-macam tipe organisasi.Aktivitas kerja juga bergantung pada ukuran dan sifat dasar dari organisasi, tetapi biasanya meliputi:

• Berhubungan secara luas dengan eksternal atau internal client
• Menganalisa sistem (yang sudah ada) client
• Menerjemahkan keperluan client ke dalam laporan singkat proyek yang sangat khusus
• Mengenali pilihan untuk solusi potensial dan menilainya untuk kecocokan teknis dan bisnis
• Membuat solusi logis dan inovatif untuk permasalahan yang kompleks
• Membuat proposal khusus untuk memodifikasi atau menggantikan sistem
• Membuat laporan proyek yang memungkinkan
• Memberikan proposal pada client
• Bekerja secara dekat dengan developer dan bermacam end user untuk memastikan kompatibilitas teknis dan kepuasan user
• Memastikan anggaran dipatuhi dan memenuhi deadline
• Membuat jadwal pengujian untuk keseluruhan sistem
• Mengawasi implementasi sistem baru
• Merencanakan implementasi sistem baru
• Membuat user manual
• Menyediakan pelatihan untuk user dari sistem baru
• Tetap up to date dengan perkembangan sektor teknis dan industri

Kemampuan System analyst
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Kemampuan untuk belajar dengan cepat
• Pendekatan logis dalam pemecahan masalah
• Menyelidiki dan memiliki rasa ingin tahu
• Kemampuan presentasi
• Kemampuan interpersonal dan client-handling yang bagus
• Business awareness
• Kemampuan yang baik sekali dalam komunikasi lisan dan tulisan
• Kemampuan dalam perencanaan dan negosiasi
• Inistiatif dan kepercayaan diri
• Ketertarikan bagaimana proses organisasional bekerja

2. Software engineer

Deskripsi Pekerjaan Software engineer
Software engineer meneliti, merancang, dan men-develop sistem software untuk memenuhi keperluan client. Setelah sistem sudah secara penuh dirancang software engineer lalu diuji, debug, dan memelihara sistem.
Mereka perlu memiliki pengetahuan berbagai macam bahasa pemrograman komputer dan aplikasi, ini karena luasnya bidang kerja yang dapat terlibat didalamnya.
Software engineer kadangkali merupakan computer programmer atau software developer. Bergantung pada tipe organisasi, software engineer dapat menjadi spesialis dalam sistem atau aplikasi. Software engineering merupakan salah satu profesi IT yang paling popular.
Aktivitas Kerja Software engineer
Aktivitas yang dilakukan oleh software engineer meliputi:

• Researching, perancangan, dan pembuatan software baru
• Menguji program baru dan mencari kesalahan
• Men-develop program yang sudah ada dengan menganalisa dan mengenali area untuk modifikasi
• Memasang produk software yang sudah ada dan mengambil incompatible platform untuk bekerja bersama
• Memeriksa teknologi baru
• Membuat spesifikasi teknis dan perencanaan pengujian
• Bekerja dengan bahasa coding komputer
• Membuat dokumentasi operasional dengan technical author
• Memelihara sistem dengan memonitoring dan memperbaiki kerusakan software
• Bekerja secara dekat dengan staff lain, seperti manajer proyek, graphic artists, system analyst, dan sales dan marketing professional
• Berkonsultasi dengan client/kolega berkaitan dengan pemeliharaan dan performance dari sistem software dan bertanya untuk memperoleh informasi, menjelaskan detail dan mengimplementasikan informasi
• Secara konstan meng-update pengetahuan teknis dan kemampuan dengan menghadiri in-house dan/atau kursus eksternal, membaca manual dan mengakses aplikasi baru
• Problem solving dan berpikir secara menyamping sebagai bagian dari tim, atau secara individual, untuk memenuhi kebutuhan dari proyek

Kemampuan Software engineer
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Pengetahuan tentang berbagai macam aplikasi
• Antusiasme dan pengetahuan dari project lifecycle
• Kemampuan analytical and problem-solving
• Memperhatikan detail
• Pikiran yang logis
• Numeracy
• Pengetahuan tentang sektor yang akan Anda kerjakan
• Kemampuan interpersonal dan komunikasi yang baik
• Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan client, kolega, dan manajemen senior
• Kemampuan untuk belajar skill dan teknologi terbaru dengan cepat
• Motivasi karir dan kemauan untuk melanjutkan lebih jauh pengetahuan dan kemampuan
• Awareness pada isu terkini yang mempengaruhi industri dan teknologi

3. Network Engineer

Deskripsi Pekerjaan Network engineer
Network engineer bertanggungjawab untuk memasang dan mendukung komunikasi jaringan komputer dalam organisasi atau antar organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan operasi yang lancar dari jaringan komunikasi untuk menyediakan performance yang maksimum dan ketersediaan untuk user (staff, client, customer, supplier, dan lain-lain).
Network engineer bekerja secara internal sebagai bagian dari tim pendukung IT di organisasi atau secara eksternal sebagai bagian dari perusahaan konsultansi networking dengan beberapa client.
Aktivitas Kerja Network engineer
Pekerjaan ini terpengaruh oleh ukuran dan tipe dari organisasi yang mempekerjakannya. Aktivitas standar yang dilakukan oleh orang-orang berprofesi dibidang ini adalah:

• Memasang, mendukung, memelihara server hardware dan infrastruktur software baru
• Mengatur e-mail, anti spam, dan virus protection
• Melakukan setting user account, izin dan password
• Memonitor penggunaan jaringan
• Memastikan cost-effective dan efisiensi penggunaan server
• Mengusulkan dan menyediakan solusi IT untuk masalah bisnis dan manajemen
• Memastikan semua peralatan IT memenuhi standar industri
• Menganalisa dan menyelesaikan kesalahan, mulai dari major system crash sampai kelupaan password
• Mengerjakan rutin preventative measures dan mengimplementasikan dan memonitor keamanan jaringan, jika jaringan terkoneksi ke internet
• Menyediakan pelatihan dan dukungan teknis untuk user dengan bermacam tingkat pengetahuan IT dan kompetensi
• Mengawasi staff lain, seperti help desk technician
• Bekerja dekat dengan departemen/organisasi lain dan berkolaborasi dengan staff IT lain
• Merencanakan dan mengimplementasikan pengembangan IT untuk masa mendatang dan menjalankan kerja proyek
• Mengelola website dan memelihara jaringan internal
• Memonitor penggunaan web oleh para pekerja

Kemampuan Network engineer
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Pengetahuan yang up to date dan memahami kebutuhan bisnis dan industri
• Kemampuan komunikasi yang baik sekali
• Mampu untuk menerima bermacam tugas dan memperhatikan detail
• Kemampuan analytical dan problem-solving
• Kemampuan teamwork dan mampu untuk merasa nyaman bekerja dengan tim, client dan grup staff yang berbeda antar organisasi
• Kemampuan organisasional

4. Application Developer

Deskripsi Pekerjaan Application developer
Application developer menerjemahkan kebutuhan software ke dalam kode pemrograman singkat dan kuat. Kebanyakan akan mengkhususkan pada lingkungan development tertentu seperti computer games atau e-commerce, dan akan memiliki pengetahuan yang dalam pada beberapa bahasa komputer yang bersangkut-paut. Peranannya meliputi menulis spesifikasi dan merancang, membangun, menguji, mengimplementasikan dan terkadang yang membantu aplikasi seperti bahasa komputer dan development tool.
Application developer bekerja dalam range yang luas pada sektor bisnis seperti sektor publik, biasanya menjadi bagian dari tim dengan IT professional lainnya seperti system/busineess analyst dan technical author. Mereka bekerja pada produk umum yang dapat dibeli atau untuk client individual menyediakan bespoke solutions.
Aktivitas Kerja Application developer
Fungsi dasar dari application developer adalah untuk mempergunakan pengetahuan teknik pemrograman dan sistem komputer untuk membuat program komputer untuk melakukan bermacam-macam pekerjaan sesuai dengan persetujuan dengan client.
Aktivitas yang dilakukan oleh application developer meliputi:

• Membuat spesifikasi program secara detail melalui diskusi dengan client
• Menjelaskan secara tepat apa tindakan (aksi) program yang diinginkan
• Menguraikan spesifikasi program ke dalam elemen-elemen sederhana dan menerjemahkan logikanya ke dalam bahasa pemrograman
• Memikirkan solusi yang mungkin untuk menprediksi masalah, mengevaluasi pilihan lain
• Bekerja sebagai bagian dari tim, dimana mengadakan proyek khusus, untuk membuat bagian tertentu dari program
• Mengkombinasikan semua elemen dari rancangan program dan mengujinya
• Menguji sample data-set untuk memeriksa keluaran dari program sesuai dengan yang diinginkan
• Bereaksi terhadap masalah dan memperbaiki program seseuai kebutuhan
• Memasang program dan mengadakan pengujian akhir
• Mempelajari computer printout selama berlangsungnya pengujian
• Mengevaluasi keefektifan program
• Meningkatkan efisiensi operasi program dan menyesuaikan kebutuhan baru seperlunya
• Mengadakan user acceptance testing untuk memastikan program mudah digunakan, cepat, dan akurat
• Membuat ulang langkah yang diambil oleh user untuk menemukan sumber masalah
• Membuat dokumentasi secara detail atas operasi dari program oleh user dan operator komputer
• Mengkonsultasikan manual, laporan periodik dan teknis untuk mempelajari cara baru untuk men-develop program dan memelihara yang sudah ada

Kemampuan Application developer
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Kemampuan teknis yang kuat dalam pemrograman, perancangan, metodologi system development dan pengujian, khususnya pada industri game
• Kemampuan komunikasi yang baik
• Kemampuan dalam manajemen proyek
• Kemampuan problem-solving
• Perhatian pada detail
• Keuletan dan kesabaran
• Kemampuan teamwork
• Pemahaman proses bisnis dan batasannya

5. Manager Sistem Informasi

Deskripsi Pekerjaan Manajer Sistem Informasi
Manajer sistem informasi bertanggungjawab pada sistem komputer dalam perusahaan, mengawasi pemasangan, memastikan sistem backup berjalan dengan efektif, membeli hardware dan software, menyediakan infrastruktur teknologi ICT untuk organisasi, dan berkontribusi dalam kebijakan organisasi mengenai standar kualitas dan perencanaan strategi.
Manajer sistem informasi bekerja pada semua ukuran orgranisasi dalam industri dan sektor pelayanan, biasanya dengan staff dari teknisi, programmer, dan hardware melapor pada manajer.
Aktivitas Kerja Manajer Sistem Informasi
Manajer sistem informasi bertanggungjawab untuk implementasi teknologi dalam suatu organisasi dan mengatur kerja dari system/business analyst, computer programmer, support specialist, dan pekerja lainnya yang berhubungan dengan komputer. Pemegang jabatan biasanya pekerja yang berpengalaman dengan keahlian teknis dan juga memahami prinsip bisnis dan manajemen. Kewajiban dalam peranan pada akhirnya bergantung pada organisasi yang mempekerjakannya dan kompleksitas dari sistem informasi.
Aktivitas standar yang dilakukan oleh orang-orang berprofesi dibidang ini adalah:

• Mengevaluasi kebutuhan user dan fungsionalitas sistem dan memastikan fasilitas ICT memenuhi kebutuhan
• Merencanakan, men-develop dan mengimplementasikan keuangan ICT, memperoleh harga yang kompetitif apabila cocok, untuk memastikan keefektifan biaya
• Penjadwalan upgrade dan backup keamanan dari sistem hardware dan software
• Mencari kembali dan memasang sistem baru
• Memastikan running yang lancar dari semua sistem ICT seperti software anti-virus, layanan print dan e-mail.
• Memastikan lisensi software
• Menyediakan akses aman ke jaringan untuk remote user
• Memastikan keamanan data dari serangan internal dan eksternal
• Menyediakan user dengan support dan nasehat yang tepat
• Mengatur situasi krisis, dimana melibatkan masalah teknis yang kompleks dari hardware atau software
• Melakukan mentoring dan pelatihan pada staff pendukung ICT
• Tetap up to date dengan teknologi terbaru

Kemampuan Manajer Sistem Informasi
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Kepemimpinan
• Kemampuan untuk bekerja dengan orang pada semua tingkat dalam organisasi
• Kemampuan untuk berkontribusi dan mengimplementasikan strategi organisasional

6. Konsultan IT

Deskripsi Pekerjaan Konsultan IT
Konsultan IT bekerja secara partnership dengan client, menganjurkan mereka bagaimana untuk menggunakan teknologi informasi agar memenuhi sasaran bisnis atau menyelesaikan suatu masalah. Konsultan bekerja untuk memperbaiki struktur dan efisiensi dan sistem IT organisasi.
Konsultan IT dapat terlibat dalam bermacam aktivitas seperti marketing, manajemen proyek, customer relationship management (CRM) dan system development.
Mereka juga bertanggungjawab untuk pelatihan user dan feedback. Pada banyak perusahaan, tugas tersebut dilakukan oleh IT project team. Konsultan IT makin terlibat dalam penjualan dan pengembangan bisnis.
Aktivitas Kerja Konsultan IT
Tugas khusus yang dilakukan oleh konsultan IT meliputi:

• Bertemu dengan client untuk menentukan keperluan
• Bekerja dengan client untuk menetapkan jangkauan dari suatu proyek
• Merencanakan timescale dan kebutuhan sumber daya
• Menjelaskan spesifikasi sistem client, memahami kebiasaan kerja mereka (client) dan sifat dasar dari bisnisnya
• Bepergian ke tempat customer
• Berhubungan dengan staff pada semua tingkat dari organisasi client
• Menetapkan software, hardware dan kebutuhan jaringan
• Menganalisa kebutuhan IT dalam perusahaan dan memberikan nasehat yang independen dan objektif dalam penggunaan IT
• Men-develop solusi yang cocok dan mengimplementasikan sistem baru
• Memberikan solusi dalam laporan tertulis ataupun lisan
• Membantu client pada aktivitas perubahan manajemen
• Membeli sistem jika cocok
• Merancang, menguji, memasang dan memonitoring sistem baru
• Menyiapkan dokumentasi dan memberikan laporan proses pada customer
• Mengatur pelatihan untuk user dan konsultan lain
• Mengenali potential client dan membangun dan memelihara hubungan

Kemampuan Konsultan IT
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Kemampun untuk memimpin
• Kemampuan komunikasi dan interpersonal
• Kemampuan teamwork
• Pendekatan logis untuk problem solving/analytical skills
• Kemampuan untuk cepat belajar
• Kepercayaan ketika membuat keputusan
• Kemampuan presentasi
• Kemampuan customer service yang baik
• Kemampuan organisasional yang baik untuk mengatur heavy workload
• Kemampuan untuk berkomunikasi informasi teknis pada client non-IT dan kolega
• Fleksibilitas dan adaptabilitas
• Kemampuan manajemen waktu

7. IT Trainer

Deskripsi Pekerjaan IT Trainer
IT Trainer umumnya merancang dan memberikan kursus dalam information and communications technology (ICT) seperti aplikasi dekstop dan software khusus perusahaan. Mereka juga menyediakan pelatihan dalam area yang lebih teknis untuk software engineer, teknisi, perancang website, dan programmer. IT Trainer bekerja pada perguruan tinggi, perusahaan pelatihan, dan dalam departemen pelatihan dari suatu perusahaan besar dan organisasi sektor publik. Banyak IT Trainer merupakan self-employed.
Aktivitas Kerja IT Trainer
Pelatihan umumnya jatuh pada dua kategori, yaitu aplikasi software desktop (pengolah kata, database, spreadsheet, internet dan e-mail) dan area teknis seperti programming, web design, networking dan pemeliharaan PC.
Aktivitas standar yang dilakukan oleh orang-orang berprofesi dibidang ini adalah:

• Merancang materi kursus dan dokumen lain seperti handout, manual, dan latihan
• Mengatur dan memasarkan kursus untuk memenuhi kebutuhan dari pelajar dan permintaan bisnis
• Menyiapkan lingkungan pelatihan dan sumber daya seperti men-setting peralatan IT
• Menyampaikan program pelatihan pada client baik itu dalam setting group classroom atau online melalui e-learning atau Virtual Learning Environment (VLE) atau one-to-one basis.
• Mendukung dan melatih pelajar menggunakan VLE atau paket self-learning
• Mengevaluasi keefektifan dari pelatihan dan course outcorner
• Berhubungan dengan penyedia kursus eksternal, employer, client, memeriksa badan dan perusahaan software, dan lain-lain
• Menerima tanggung jawab untuk pemeliharaan hardware dan software yang digunakan untuk pelatihan dan menganjurkan perbaikan dan upgrade
• Tetap up to date dengan sistem yang bersangkutan, software dan teknologi pelatihan online
• Berurusan dengan administrative record

Kemampuan IT Trainer
Orang-orang yang ingin berprofesi di bidang ini harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Pengetahuan yang up to date dari aplikasi dan sistem IT.
• Kemampuan lisan dan tulis yang baik
• Kemampuan organisasional, perencanaan, pelatihan dan presentasi yang baik
• Kesabaran dan kepercayaan
• Self-motivation dan mampu untuk memotivasi orang lain
• Kemauan untuk belajar

Ketika seseorang bertanya, anda kerja dibagian apa? IT… pasti kebanyakan orang baik yang bertanya maupun yang mendengar jawaban itu spontan kagum dan menggangap seolah para IT worker adalah pekerjaan paling bersinar dan keren. Kesan image IT worker adalah seseorang yang berpenampilan rapi, berdasi, dan menggunakan jas, terlihat cool karena berkutat dengan komputer/laptop saja setiap waktunya, hal tersebut membuat kebanyakan orang berdecak kagum dan mengatakan “kereen…”. Padahal realitanya dibalik kerapian, dasi dan jas tersebut terdapat kemirisan yang tersembunyi, hal tersebut dapat dirasakan oleh para IT worker. Mereka yang bergerak di instansi swasta maupun negeri sama-sama memiliki keluh kesah atas kurangnya penghargaan terhadap kontribusinya terhadap instansi yang dinaunginya. Gaji yang sangat tidak seimbang dengan usahanya setiap hari memutar otak untuk menuangkan pemikiran yang sangat dahsyat demi kemajuan instansinya sudah menjadi rahasia umum sejak lama. 

Masalah gaji memang menjadi prioritas utama dalam bekerja, sejauh mana kerja keras para IT worker berusaha dengan sekuat tenaga mengeluarkan ide-idenya untuk kemajuan instansi maka sebanyak itu pula lah seharusnya para IT worker mendapar feed back berupa gaji yang setara, namuan pada ralitanya tidak demikian. Dengan cara demikian mungkin dapat dikatakan bahwa untuk memperamping keuangan perusahaan adalah dengan meminimalisir gaji para IT worker. Pekerjaan yang sebegitu banyaknya kadang menjadi tangungan hanya oleh satu orang IT saja, sedangkan apabila terjadi satu kesalahan saja, bisa jadi itu berhubungan dengan berbagai hal lainnya karena yang namanya sistem itu saling terhubung. 

Sejujurnya masalah gaji memang menjadi masalah yang sangat kompleks, tapi ada hal lain yang juga tidak bisa disepelekan begitu saja yaitu pandangan sebelah mata yang diberikan instansi atas semua kontribusi terbaik yang diberikan IT worker akan membuat penyakit batin yang sangat mengganggu, dan hal itu akan menjadi bom waktu bagi suatu instansi apabila para IT worker tersebut demonstrasi dengan cara yang halus, semisal kerja para IT yang bekerja hanya sesuai gaji yang diterima tanpa memenuhi target kerja yang harus diselesaikan. 

Suatu instansi baru akan merasakan kerugian yang diterima setelah mengetahui adanya ketidakberesan pekerjaan dari para IT. Ketika ada masalah adalah pada sistem, yang langsung menjadi tersangka utama adalah para IT worker, namun kebanyakan instansi tidak mau mencari tau akar dari permasalahan sebenarnya terdapat pada apa, karena kalau seorang IT worker sudah mampu masuk dalam jajaran suatu instansi tentunya dia sudah melewati tahap seleksi yang ketat untuk menduduki posisi tersebut. Ketika sudah ditetapkan menjadi IT worker sebuah instansi, tentunya instansi juga tidak asal pilih karena tolak ukur keberhasilan dan kemajuan instansi salah satu peran terbesarnya terdapat pada IT nya.Untuk itu apabila tiba-tiba ada malah dengan sistem bukan berarti para IT worker itu tidak mampu untuk membuat sistem yang baik, akan tetapi feed back yang mereka dapatkan tidak seimbang dengan kerja kerasnya, dari seluruh manusia di dunia ini, orang-orang yang mana yang mau digaji tidak sesuai untuk kerja kerasnya?  Bukan karena mata duitan atau apalah, tapi itu memang menjadi hak pekerja untuk diberi gaji sesuai tingkat tingginya kontribusi yang telah diberikan pada instansi yang dinaunginya. 

Sungguh ironis, tanggang jawab besar yang dilimpahkan tak sesuai dengan uang yang masuk kantong, lantas dengan demikian para IT worker hanya mendapat pengakuan dari kalangan luar saja yang menggap mereka seseorang yang perfect dengan pekerjaan yang bersinar dan keren. Untuk itulah mungkin ada baiknya para instansi memperbaiki manajemen instansinya demi kemajuan instansinya itu sendiri dan membuat IT worker keren luar dalam.

DISASTER RECOVERY PLANNING

Kegiatan bisnis modern seperti sekarang ini sangat diyakini bahwa sebagian besar pekerja bisnis menggunakan teknologi informasi untuk mendukung aktifitas, daya jual dan perkembangan perusahaan. Teknologi informasi mampu menyimpan seluruh proses bisnis yang terjadi pada suatu perusahaan, untuk itu sudah selayaknya bila teknologi tersebut harus diberikan tingkat keamanan data yang sangat tinggi agar mampu membentengi data dari pencurian hak akses. 

Namun tak lepas dari itu teknologi informasi juga harus mengantisipasi keamanan dari segi kehilangan data, karena sewaktu-waktu tanpa disadari terkadang suatu hal dapat terjadi begitu saja seperti adanya bencana, human error atau terkena virus. Hal tersebut bisa menyebabkan kerugian yang sangat besar bagi perusahaan bila data yang dimilikinya hilang begitu saja tanpa ada data salinan.

Sebagai seorang pekerja IT, saya melihat bahwa penyusunan rencana pemulihan bencana atau Disaster Recovery Planning (DRP) sangatlah penting, melihat tingkat keberadaan data sangat dimutlakkan untuk ada dan akurat. Disaster recovery planning adalah aktivitas manajemen untuk mendefinisikan kegiatan yang perlu dilakukan untuk pemulihan bencana dan mengatur cara implementasinya. Disaster recovery planning juga berarti kemampuan untuk melanjutkan pelayanan saat terjadi bencana atau major outages dengan mereduksi kapabilitas serta kemampuan yang ada (Schmidt,2006).

Disaster atau bencana, dalam konteks disaster recovery planning, dibagi menjadi dua jenis yaitu(Schmidt,2006):

1. Minor outage

Merupakan bencana yang akibatnya tidak terlalu dirasakan oleh pengguna serta konsumen secara signifikan. Bencana dalam jenis ini umumnya tidak berakibat gagalnya sistem beroperasi secara keseluruhan.

2. Major outage

Merupakan bencana yang akibatnya fatal bagi sistem dan proses bisnis secara keseluruhan. Jika bencana jenis ini terjadi, maka disaster recovery planning yang sudah disusun harus sesegera mungkin diimplementasikan agar kegiatan bisnis tetap berjalan sesuai rencana (business continuity planning).

Dalam disaster recovery planning, saat sebuah disaster atau bencana terjadi, maka akan terjadi empat fase yang harus diperhatikan, yaitu (Maiwald,2002):

1. Respon

Merupakan reaksi seketika yang akan terjadi saat bencana berlangsung. Para karyawan yang telah ditugaskan dalam disaster recovery planning harus sesigap mungkin menjalankan segala rencana yang telah dipersiapkan sebelumnya untuk mengendalikan situasi serta melakukan tindakan penyelamatan yang diperlukan.

2. Kelanjutan

Merupakan kelanjutan dari fase respon untuk mengembalikan kapabilitas sistem informasi dengan memperhatikan prioritas serta kunci utama kelangsungan organisasi agar sistem tetap dapat berjalan dengan segala kondisi yang terjadi.

3. Pemulihan

Fase pemulihan adalah masa mengembalikan keadaan dengan mengembangkan kelanjutan ke aspek yang tidak lagi menjadi prioritas, di dalamnya termasuk aktifitas relokasi, kendali aktifitas karyawan dan lain-lainnya.

4. Restorasi

Fase terakhir adalah usaha mengembalikan keadaan sebagaimana saat bencana belum terjadi. Fase restorasi dapat juga dikatakan sebagai fase untuk melakukan segala aktifitas dengan normal seakan bencana tidak pernah terjadi.

Schmidt, Klaus. 2006. High Availability and Disaster Recovery. New York: Springer

Maiwald, Eric et all. 2002. Security Planning and Disaster Recovery. California: Mc Graw Hill

Strategi Outsourcing Pada Organisasi TI

Pengertian Outsourcing

Melakukan kontrak dengan perusahaan lain yang dapat menyewa ahli teknik papan atas dengan mendistribusikan waktu mereka atas sejumlah kontrak. Perusahaan luar itu dapat menjalankan sebagian atau seluruh operasi TI perusahaan, yang mencakup jaringan, pusat data, pemeliharaan, dan atau pengembangan software.

Dari beberapa sudut pandang, outsourcing ini dianggap sebagai sarana untuk mengurangi biaya, menurunkan pekerjaan agar memungkinkan suatu perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting pengembangan dan penggunaan teknologi informasi, dan mengakses keterampilan yang mahal yang akan menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh perusahaan.

Outsourcing melibatkan transfer manajemen dan / atau hari-hari pelaksanaan seluruh fungsi bisnis eksternal untuk layanan selular. Klien organisasi dan pemasok masuk dalam perjanjian kontrak yang mendefinisikan layanan ditransfer. Di bawah perjanjian pemasok mengakuisisi sarana produksi dalam bentuk transfer masyarakat, aset dan sumber daya lainnya dari klien. Klien setuju untuk memperoleh layanan dari pemasok untuk jangka waktu kontrak. Segmen bisnis biasanya outsourced termasuk teknologi informasi, sumber daya manusia, fasilitas, real estate management, dan akuntansi.. Banyak perusahaan juga Outsource dukungan pelanggan dan call center fungsi seperti telemarketing, USD rancangan, pelayanan pelanggan, riset pasar, manufaktur, perancangan, pengembangan Web, menulis konten, ghostwriting dan rekayasa. Offshoring adalah jenis outsourcing di mana pembeli organisasi milik negara lain.

Outsourcing dan offshoring digunakan interchangeably dalam wacana publik penting meskipun perbedaan teknis. Outsourcing melibatkan kontraktor dengan pemasok, yang mungkin atau tidak melibatkan beberapa derajat offshoring. Offshoring adalah transfer dari sebuah organisasi fungsi ke negara lain, meskipun pekerjaan itu tetap atau outsourced yang sama korporasi / perusahaan. Dengan meningkatnya globalisasi outsourcing dari perusahaan, perbedaan antara outsourcing dan offshoring akan menjadi kurang jelas dari waktu ke waktu. Ini sangat nyata dalam meningkatkan kehadiran India outsourcing perusahaan di Amerika Serikat dan Inggris Raya. Globalisasi yang outsourcing operasi model baru yang dihasilkan dalam istilah-istilah seperti nearshoring, noshoring, dan rightshoring yang mencerminkan perubahan campuran dari lokasi. Hal ini terlihat pada pembukaan kantor-kantor dan pusat-pusat operasi oleh perusahaan-perusahaan India di Amerika Serikat dan Inggris. Pekerjaan utama yang sedang outsourced adalah akuntansi. Mereka dapat kembali untuk menyelesaikan pajak di laut bagi mereka di Amerika.

Multisourcing merujuk ke besar outsourcing perjanjian (besar TI). Multisourcing adalah kerangka untuk mengaktifkan berbagai bagian klien bisnis untuk menjadi sumber dari berbagai pemasok. Ini membutuhkan sebuah pemerintahan yang model berkomunikasi strategi, jelas mendefinisikan tanggung jawab dan akhir-akhir untuk integrasi.

Strategi outsourcing yang mengatur urusan yang muncul ketika perusahaan mengandalkan antara pasar untuk menyediakan kemampuan khusus yang melengkapi kemampuan yang ada perusahaan yang disebarkan sepanjang rantai nilai. Seperti pengaturan perusahaan dalam menghasilkan nilai 'rantai suplai melebihi manfaat yang dicapai melalui biaya ekonomi. Intermediate pasar yang khusus memberikan kemampuan yang berbeda muncul sebagai kondisi industri yang menyangatkan partisi produksi. Sebagai hasil dari informasi yang lebih sederhana dan standarisasi koordinasi, jelas demarcations administrasi emerge sepanjang rantai nilai. Partisi yang terjadi antara pasar sebagai koordinasi produksi di seluruh rantai nilai yang sederhana sebagai informasi dan menjadi standar, sehingga lebih mudah untuk mentransfer kegiatan di perbatasan.

Proses Outsourcing

Untuk setiap fungsi rantai pasokan, yang paling penting adalah apakah keputusan untuk Outsource atau melakukan fungsi dalam rumah. Keputusan untuk Outsource dibuat pada tingkat strategis dan biasanya memerlukan persetujuan dewan. Hasil outsourcing dalam rantai fungsi yang dilakukan oleh pihak ketiga. Proses diawali dengan tegas mengidentifikasi kegiatan yang akan outsourced dan umumnya membeli analisis untuk membenarkan keputusan tersebut. Hanya sekali usaha yang tinggi tingkat kasus telah didirikan untuk lingkup layanan pencarian akan mulai memilih mitra outsourcing.

Karena kerumitan definisi bekerja, persyaratan, biaya, dan persyaratan dan ketentuan hukum, klien sering memanfaatkan layanan dari penasihat outsourcing konsultan (lihat sumber nasihat) atau perantara outsourcing untuk membantu scoping, pengambilan keputusan, dan evaluasi vendor.

Permintaan yang membawa struktur untuk proses pengadaan dan memungkinkan keputusan resiko dan manfaat yang akan diidentifikasi jelas dimuka. Permintaan proses pembelian adalah lengthier dibandingkan yang lain, sehingga hanya digunakan di mana banyak keuntungan yang lebih penting dr segala kelemahan dan menyebabkan penundaan. Manfaat tambahan masukan dari berbagai ahli yang berfungsi untuk memastikan bahwa solusi yang akan dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

RFP Mei mendikte ke berbagai derajat yang tepat dan struktur format pemasok tanggapan. Dengan kreativitas dan inovasi pemasok yang memilih untuk membuat di dalam proposal mereka dapat digunakan untuk menilai proposal pemasok terhadap satu sama lain, pada risiko gagal untuk menangkap informasi antara bidders konsisten dan hampering sehingga proses pengambilan keputusan. RFP yang efektif biasanya mencerminkan strategi dan pendek / jangka panjang tujuan-tujuan bisnis, memberikan informasi rinci kepada pemasok yang akan dapat memberikan perspektif yang cocok.

Setelah RFP, permintaan pembeli untuk RFQ (permintaan Penawaran) ke penjual. Hal ini seperti tawaran di mana pembeli penjual mengajak untuk mengirimkan penawaran harga yang ada dalam format spesifik. Pihak berwenang di pembeli dari organisasi membuka masukan dan memilih atas bidders berdasarkan penawaran mereka telah disebutkan. Umumnya memilih otoritas atas 3 atau 5 bidders.

Yang dipilih adalah bidders lagi terbaik diundang untuk dapat memberikan penawaran mereka, ini biasanya disebut negosiasi.

Supplier Kompetisi

Kompetisi yang diadakan di mana klien tanda dan nilai pemasok proposal. Hal ini dapat melibatkan sejumlah tatap muka pertemuan untuk memperjelas persyaratan klien dan pemasok respon. Pemasok yang memenuhi syarat akan keluar sampai hanya beberapa tetap. Hal ini dikenal sebagai bawah pilih dalam industri. Hal yang biasa untuk pergi ke dalam due diligence tahap dengan dua pemasok untuk menjaga kompetisi. Setelah due diligence supplier menyerahkan yang terbaik untuk klien untuk membuat keputusan akhir bawah untuk memilih salah satu pemasok. Adalah tidak biasa untuk dua pemasok untuk pergi ke kompetitif negosiasi.

Negosiasi

Negosiasi mengambil asli RFP, pemasok proposal, BAFO masukan dan ini dikonversi ke dalam kontrak perjanjian antara klien dan pemasok. Tahap ini finalizes dokumentasi dan struktur harga terakhir.

Kontrak Finalisasi

Di jantung dari setiap menangani outsourcing adalah kontrak perjanjian yang menentukan bagaimana klien dan pemasok akan bekerja sama. Ini merupakan sebuah dokumen hukum yang mengikat dan merupakan inti bagi pemerintahan yang hubunganAda tiga tanggal yang signifikan masing-masing pihak menandatangani kontrak sampai dengan tanggal tanda tangan, tanggal efektif bila kontrak persyaratan menjadi aktif dan layanan permulaan tanggal ketika pemasok akan mengambil alih layanan.

Transisi

Peralihan akan dimulai dari tanggal efektif dan biasanya berjalan sampai empat bulan setelah tanggal permulaan layanan. Ini adalah proses untuk mentransfer dan staf yang akan di-pelayanan.

Transformasi

Transformasi adalah pelaksanaan sejumlah proyek-proyek untuk menerapkan perjanjian tingkat layanan (SLA), untuk mengurangi total biaya kepemilikan (TCO) atau untuk mengimplementasikan layanan baru. Penekanan pada 'standardisasi' dan 'sentralisasi'.

Layanan

Ini merupakan pelaksanaan kesepakatan dan berlangsung untuk jangka waktu kontrak.

Pembandingan

Beberapa kontrak outsourcing berisi clauses klien memberikan hak untuk patokan harga yang dibayarkan kepada selular di tonggak tertentu selama kehidupan kesepakatan. Pembandingan tegas pihak ketiga yang dipilih sesuai dengan persyaratan sepakat untuk menandatangani kontrak di (misalnya dipilih oleh klien, dipilih oleh selular, dipilih oleh kesepakatan bersama, atau pra-dipilih di menandatangani kontrak), dan melakukan perbandingan harga yang dibayarkan kepada sekarang harga pasar. Jika syarat-syarat untuk memberikan kontrak ini, penyedia layanan dan klien Mei menyesuaikan harga berdasarkan hasil patokan.

Penghentian atau Perpanjangan

Di dekat bagian akhir kontrak istilah keputusan akan dibuat untuk mengakhiri atau memperbarui kontrak. Penghentian melibatkan mengambil kembali layanan (insourcing) atau layanan transfer ke pemasok lain.

Alasan Outsourcing

Outsource adalah organisasi yang mencari keuntungan atau untuk menangani masalah-masalah berikut:

• Penghematan biaya. Yang menurunkan dari keseluruhan biaya pelayanan kepada usaha. Ini akan melibatkan mengurangi lingkup, mendefinisikan kualitas tinggi, harga kembali, kembali negosiasi, biaya kembali struktur. Akses untuk menurunkan biaya ekonomi melalui offshoring yang juga disebut "labor arbitrage" upah yang dihasilkan oleh industri dan kesenjangan antara negara-negara berkembang.
• Fokus pada Core Bisnis. Sumber daya (misalnya investasi, masyarakat, infrastruktur) yang berfokus pada pengembangan bisnis inti. Misalnya mereka sering organisasi Outsource TI untuk mendukung layanan TI specilaised perusahaan.
• Biaya restrukturisasi. Operating leverage adalah ukuran yang membandingkan biaya tetap untuk biaya variabel. Outsourcing perubahan keseimbangan rasio ini dengan menawarkan sebuah tetap untuk berpindah dari biaya variabel dan juga dengan membuat variabel biaya lebih predictable.
• Meningkatkan kualitas. Mencapai langkah perubahan kualitas kontraktor keluar melalui layanan dengan kesepakatan tingkat layanan baru.
• Pengetahuan. Akses terhadap kekayaan intelektual dan pengetahuan dan pengalaman yang lebih luas.
• Kontrak. Layanan akan diberikan kepada hukum mengikat kontrak dengan hukuman keuangan dan hukum ganti rugi. Ini bukan kasus dengan layanan internal.
• Keahlian operasional. Akses ke operasional praktek terbaik yang akan terlalu sulit atau memakan waktu untuk mengembangkan in-house.
• Akses ke bakat Akses ke kolam renang yang lebih besar bakat dan kemampuan sumber pembangunan, khususnya di bidang sains dan teknik.
• Kapasitas manajemen. Sebuah metode meningkatkan kapasitas pengelolaan layanan dan teknologi di mana risiko dalam memberikan kelebihan kapasitas yang ditanggung oleh pemasok.
• Katalisator untuk perubahan. Suatu organisasi dapat menggunakan perjanjian outsourcing sebagai katalisator untuk mengubah langkah utama yang tidak dapat dicapai sendiri. Agen outsourcing menjadi agen Ubah dalam proses.
• Meningkatkan kapasitas untuk inovasi. Perusahaan semakin menggunakan pengetahuan eksternal untuk melengkapi layanan yang kapasitasnya  terbatas  untuk inovasi produk.
• Mengurangi waktu ke pasar. Percepatan pembangunan atau produksi produk melalui tambahan kemampuan dibawa oleh pemasok.
• Commodification. Kecenderungan dari standardizing proses bisnis, TI dan Layanan aplikasi layanan yang memungkinkan perusahaan untuk membeli cerdas di sebelah kanan harga. Memungkinkan berbagai usaha akses ke layanan yang sebelumnya hanya tersedia bagi perusahaan-perusahaan besar.
• Manajemen risiko. Sebuah pendekatan manajemen risiko untuk beberapa jenis risiko yang bermitra dengan sebuah agen outsourcing yang lebih baik mampu menyediakan mitigasi.
• Modal Ventura. Beberapa negara sesuai dengan pemerintah dana modal usaha swasta dengan usaha modal untuk memulai usaha yang startups di negara mereka.
• Manfaat pajak. Negara memberikan insentif pajak untuk memindahkan operasi manufaktur ke counter tinggi pajak perusahaan di negara lain.

Kelebihan dan Kekurangan Membangun Aplikasi Sendiri
Kelebihan :

• Anda memiliki hak cipta (copyright) sepenuhnya atas aplikasi anda.
• Anda memiliki kontrol penuh terhadap pengembangan aplikasi dalam aplikasi anda.

Kekurangan

• Membutuhkan tenaga IT yang benar-benar kompeten dalam bidang IT development yang biasanya menuntut bayaran mahal untuk menjaga loyalitasnya.
• Pengembangan yang tidak terstruktur akan menyulitkan proses jika tenaga IT anda keluar dari perusahaan anda.
• Umumnya proses pengerjaannya lebih lambat.
• Umumnya tenaga IT yang terlalu sibuk dengan website perusahaan akan ketinggalan teknologi baru yang mungkin diaplikasikan ke dalam situs anda.

Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing
Kelebihan

• Secara keseluruhan akan pembiayaan lebih efektif dan efisien.
• Kontrak kerja lebih mengikat untuk menjamin kelangsungan website anda.
• Dikerjakan oleh tim yang profesional dan memiliki keahlian pada masing-masing bidang.
• Pengerjaan lebih cepat.

Kekurangan

• Engine yang digunakan merupakan hak cipta dari perusahaan outsourcing, sehingga anda tidak bebas menggunakannya untuk website lain selain yang tertulis dalam kontrak.

     Semakin berkembangnya kemajuan zaman, maka berkembang pula penggunaan teknologi informasi oleh suatu perusahaan atau organisasi. Hal tersebut disebabkan karena teknologi informasi digunakan sebagai pendukung dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk memperlancar kegiatan perusahaan. Teknologi informasi sangat mempengaruhi kegiatan organisasi dalam menyediakan informasi yang berbasis komputer sehingga perolehan informasi menjadi lebih cepat dan mudah.

     Manfaat dari penerapan teknologi informasi bukan hanya dirasakan oleh perusahaan, tetapi juga dirasakan oleh para user dari teknologi informasi tersebut di luar perusahaan. Untuk keberhasilan penerapan suatu teknologi informasi membutuhkan suatu sistem informasi dengan perencanaan yang baik dan melibatkan aspek-aspek yang dianggap dapat mendukung keberhasilan tersebut. Salah satunya yang saat ini sedang berkembang yaitu outsourcing.

     Outsourcing dapat didefinisikan sebagai pengalihan atau transfer manajemen pelaksanaan sebagian aktivitas bisnis dalam perusahaan dengan melakukan kontrak dengan perusahaan lain yang dapat berupa barang dan jasa dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu . Sedangkan IT outsourcing adalah layanan yang ditujukan bagi suatu perusahaan atau organisasi dalam memenuhi kebutuhan dan pengelolaan sistem informasinya. IT Outsourcing ditujukan sebagai sarana untuk mengurangi biaya pengeluaran perusahaan dan meringankan kinerja perusahaan agar memungkinkan suatu perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting dalam pengembangan dan penggunaan teknologi informasi. Perusahaan luar yang telah memiliki kontrak outsourcing dengan suatu perusahaan dapat menjalankan sebagian atau seluruh operasi TI perusahaan tersebut dengan cakupan jaringan, pusat data, pemeliharaan, dan pengembangan software tergantung pada kebijakan strategis perusahaan.

     Dalam IT Outsourcing, partner perusahaan mendapatkan support penuh dari perusahaan yang menerapkan IT Outsourcing terhadap seluruh kebutuhan pendayagunaan teknologi informasi mulai dari perencanaan dan perancangan sampai dengan implementasi sistem informasi. Cakupan dukungan meliputi hardware, software/aplikasi, jaringan internet, jaringan wireless, jaringan local, web design, webbase programming dan web hosting.

     Beberapa alasan sebuah perusahaan menggunakan outsourcing yaitu untuk mencari keuntungan, penghematan biaya atau menangani masalah yang akan lebih baik bila melibatkan pihak luar untuk penyelesaiannya. Selain itu outsourcing dapat meningkatkan kapasitas untuk inovasi produk karena perusahaan semakin mengetahui informasi eksternal untuk melengkapi layanan yang kapasitasnya tak terbatas. Untuk perusahaan yang ingin memperamping biaya pajak juga menjadi salah satu sasaran terbaik dengan penggunaan outsourcing karena negara memberikan insentif pajak untuk memindahkan operasi manufaktur ke counter tinggi pajak perusahaan di negara lain.

     Pada prakteknya, IT outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya. Outsourcing menekankan pada peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja. Outsourcing dapat juga membantu menghindarkan konflik ketenaga-kerjaan yang rumit dan kompleks.

     Outsourcing telah menjadi salah satu pilihan atau keputusan yang tetap eksis dalam manajemen SI dengan beberapa alasan yang telah dikemukakan diatas. Perusahaan yang seringkali menghadapi tantangan perubahan harus mengetahui bagaimana cara mengatur strategi outsourcing yang cocok dengan strategi bisnis.

1. Pertama, manajemen harus mengetahui dan menyetujui dahulu, bahwa pekerjaan yang akan di outsource bukanlah pekerjaan inti dari perusahaan itu.

2. Kedua pertimbangkan model outsource, hal apa yang harus ditangani melalui outsource. Jika ini merupakan hal baru, sebaiknya dimulai dengan mengalihkan proses bisnis kepada perusahaan outsource, secara bertahap.

3. Ketiga memperhitungkan dengan cermat budget yang akan dipergunakan sesuai dengan prinsip outsourcing adalah “berbagi resiko” (sharing risk).

4. Terakhir lakukan komunikasi yang intensif dan terarah mengenai implementasi outsourcing pada karyawan.